Klachtenregeling

1.Inleiding
Pleinrakker Accountancy B.V. streeft naar een hoogwaardige dienstverlening en een duurzame relatie met haar cliënten. Ondanks onze zorgvuldige werkwijze, kan het voorkomen dat er fouten worden gemaakt of misverstanden ontstaan.

Indien u ontevreden bent over onze dienstverlening, een teamlid of enig ander aspect van onze organisatie, verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk aan ons kenbaar te maken. Wij gaan ervan uit dat uw klacht te goeder trouw wordt ingediend en beschouwen deze als een waardevolle kans om onze dienstverlening verder te verbeteren.

2.  Doel van de klachtenregeling
Het doel van deze klachtenregeling is:

• het zorgvuldig en naar tevredenheid oplossen van klachten;
• het verbeteren van onze dienstverlening en processen;
• het voorkomen van herhaling van klachten.

Alle meldingen worden door ons serieus genomen en zorgvuldig beoordeeld.

3.  Informele afhandeling
Veel klachten ontstaan door misverstanden en kunnen vaak in een persoonlijk gesprek worden opgelost. Daarom verzoeken wij u om in eerste instantie telefonisch of in persoon contact met ons op te nemen.

Indien uw klacht betrekking heeft op een specifiek teamlid, heeft het de voorkeur om de kwestie eerst met de betreffende persoon te bespreken.

4.  Indienen van een klacht
Indien uw klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, of indien de aard van de klacht zich niet leent voor een informele afhandeling, kunt u een formele klacht indienen.

U kunt uw klacht per post of e-mail kenbaar maken aan:

De heer W.E. Weijgertze
Hoorzik 3a
5331 KG  Kerkdriel
Mail: e.weijgertze@pleinrakker.nl

Wij verzoeken u bij het indienen van uw klacht in ieder geval de volgende gegevens te vermelden:

• uw naam en contactgegevens;
• een duidelijke omschrijving van de klacht;
• de relevante feiten en omstandigheden;
• wat u met de klacht beoogd te bereiken;
• indien van toepassing: de naam van de betrokken teamlid.

Indien u uw klacht niet bij de heer W.E. Weijgertze wenst in te dienen, kunt u zich wenden tot:

Klachtencommissie NBA
t.a.v. Secretariaat Klachtencommissie NBA
Postbus 242
2130 AE  Hoofddorp
Per mail: klachtencommissie@NBA.nl.

Gebruik hiervoor het klachtenformulier van de NBA.

5.  Behandeling van een klacht
Na ontvangst van uw klacht ontvangt u binnen enkele werkdagen een ontvangstbevestiging. 

Vervolgens:

• beoordelen wij uw klacht zorgvuldig;
• nemen wij indien nodig contact met u op voor nadere toelichting;
• onderzoeken wij de relevante feiten en omstandigheden;
• overleggen wij intern met betrokkenen.

Wij streven ernaar uw klacht binnen drie weken af te handelen. Indien dit niet mogelijk is, informeren wij u tijdig over de reden van vertraging en de verdere voortgang.

Bij de inhoudelijke reactie wordt aangegeven op welke wijze uw klacht is beoordeeld en welke maatregelen eventueel worden genomen.

6.  Onafhankelijke behandeling
Indien een klacht betrekking heeft op een specifieke persoon binnen Pleinrakker Accountancy B.V., wordt de behandeling – waar mogelijk – uitgevoerd door een persoon die niet direct bij de betreffende situatie betrokken is.

Hiermee waarborgen wij een zorgvuldige en objectieve beoordeling.

7.  Vastlegging en vertrouwelijkheid
Alle klachten en de wijze van afhandeling worden vastgelegd als onderdeel van ons kwaliteitssysteem.

Wij gaan vertrouwelijk om met alle informatie die u verstrekt. Indien noodzakelijk kan extern advies worden ingewonnen bij onafhankelijke deskundigen. In dat geval worden relevante gegevens uitsluitend gedeeld voor zover dit nodig is en met inachtneming van vertrouwelijkheid.

8.  Verbetering van onze dienstverlening
Gegronde klachten worden door ons geëvalueerd en – indien nodig – vertaald in verbetermaatregelen binnen onze organisatie. Op deze wijze dragen klachten bij aan de verdere professionalisering van onze dienstverlening.